Bạn có biết: một nhân viên kinh doanh trung bình có thể mất 30–60 phút để soạn một báo giá “chuẩn chỉnh” nếu vẫn làm thủ công bằng Excel/ Word? Việc tưởng chừng đơn giản này lại tiêu tốn hàng giờ đồng hồ mỗi ngày. Hãy thử hình dung nếu mỗi ngày bạn cần gửi 5–10 báo giá, thì tổng thời gian “chết” cho công việc lặp đi lặp lại này có thể lên tới hàng chục giờ mỗi tuần, tương đương nhiều ngày công bị lãng phí trong 1 tháng chỉ để tạo báo giá. Báo giá không chỉ là một tờ giấy hay file đính kèm thông thường. Đó chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp, là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng cảm nhận về sợ chuyên nghiệp và uy tín của bạn. Một báo giá được gửi chậm, trình bày rối mắt, lộn xộn hay chỉ cần một lỗi chính tả nhỏ thôi cũng có thể khiến khách hàng mất niềm tin chỉ sau vài giây nhìn qua và cơ hội hợp tác có thể vụt mất ngay trước mắt.
Vậy làm sao để thoát khỏi vòng luẩn quẩn này? Câu trả lời nằm ở việc tự động hóa quy trình báo giá.
Thực trạng phổ biến khi làm báo giá thủ công
1. Mất thời gian soạn thảo
Mỗi lần soạn báo giá, nhân viên phải mở file Excel hoặc Word, rồi lần lượt thực hiện hàng loạt thao tác: thêm sản phẩm, sửa giá, tính toán VAT, nhập thông tin khách hàng, đính kèm điều khoản thanh toán,…. Từng công đoạn đều tốn thời gian quý báu mà lẽ ra có thể dành cho việc chăm sóc khách hàng, tìm kiếm cơ họi mới hay lên kế hoạch kinh doanh.
2. Dễ sai sót và thiếu tính nhất quán
Copy-paste nhầm nội dung, lỗi công thức Excel, nhập sai đơn vị tính, ghi nhầm giá cũ, hoặc quên cập nhật thông tin khách hàng,..Những lỗi nhỏ này tuy không đáng kể riêng lẻ nhưng khi xảy ra trong báo giá gửi khách hàng, hậu quả có thể rất lớn: mất uy tín, mất đơn hàng, thậm chí mất khách hàng lâu dài. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, một báo giá sai một con số nhỏ cũng đủ khiến đối thủ giành mất hợp đồng.
3. Mẫu báo giá không đồng bộ thương hiệu
Một thực tế phổ biến trong nhiều doanh nghiệp là mỗi nhân viên lại tự tạo một mẫu báo giá riêng. Kết quả là có người dùng font Times New Roman, người khác dùng Arial; có báo giá có logo, có báo giá lại không. Hệ quả là khách hàng nhận về những báo giá “mỗi nơi một kiểu”, thiếu sự chuyên nghiệp và nhất quán – điều vốn là nền tảng của niềm tin thương hiệu.
4. Lưu trữ rời rạc, khó tra cứu
File báo giá nằm rải rác trên máy tính của từng nhân viên, trong hộp thư email cá nhân. Khi khách hàng yêu cầu xem lại báo giá cũ từ 3 tháng trước, bạn phải lục lọi tìm kiếm, mất thời gian và trông rất kém chuyên nghiệp. Hệ quả là giảm năng suất làm việc, chi phí quản lý tăng và nghiêm trọng hơn là mất đi khách hàng tiềm năng. Trong khi đó, chi phí để số hóa và tối ưu quy trình này thực ra không hề lớn.
Đã đến lúc doanh nghiệp cần chấm dứt quy trình thủ công lỗi thời và bước sang kỷ nguyên báo giá thông minh. inBaoGia.com ra đời để giải quyết những vấn đề mà hầu hết đội ngũ kinh doanh đang gặp phải, mang lại sự nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp cho mọi báo giá bạn gửi đi.
Lợi ích khi sử dụng inBaoGia.com
1. Tạo báo giá nhanh trong vài phút
Thay vì mất cả tiếng để nhập liệu, chỉ cần chọn mẫu có sẵn, điền thông tin sản phẩm và khách hàng. Hệ thống tự động tính toán tổng tiền, VAT, chiết khấu hoàn toàn chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót đến mức tối đa mà không cần công thức Excel phức tạp. Giảm từ 30–60 phút xuống còn 3–5 phút cho một báo giá hoàn chỉnh. Tính ra một năm, mỗi nhân viên sale có thể tiết kiệm được hàng trăm giờ để tập trung vào việc chăm sóc và phát triển khách hàng.
2. Tùy chỉnh linh hoạt theo thương hiệu
Bạn có thể chèn logo công ty, màu sắc nhận diện, điều khoản thanh toán riêng,… Mọi báo giá được xuất ra đều đồng bộ và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, phản ánh đúng hình ảnh thương hiệu của bạn.
3. Gửi báo giá đẹp mắt, định dạng chuẩn, không lo lỗi font
Hệ thống cho phép xuất báo giá ra file PDF định dạng chuyên nghiệp, sẵn sàng gửi email cho khách hàng hoặc in trực tiếp ngay trên website. Không còn cảnh lỗi font, sai lề hay fomat lộn xộn như khi gửi file Excel/ Word nữa.
4. Lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng
Tất cả báo giá đều được lưu trữ an toàn trên hệ thống cloud của inBaoGia.com. Bạn có thể tra cứu dễ dàng theo tên khách hàng, số điện thoại, ngày tạo. Không còn sợ mất dữ liệu, thất lạc file hay phải tìm kiếm thủ công mất thời gian.
5. Tăng tỷ lệ chốt đơn
Trong kinh doanh, thời gian chính là tiền bạc và đôi khi chỉ cần nhanh hơn đối thủ vài phút, bạn đã có thể giành được hợp đồng, giúp tăng khả năng chốt đơn đáng kể. Khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp và nhiệt tình của bạn.
Nếu bạn còn đang dùng Excel/Word để làm báo giá thủ công, đã đến lúc chuyển sang công cụ thông minh hơn, tiết kiệm hơn, chuyên nghiệp hơn.
👉 Thử ngay inbaogia.com — Tạo báo giá thông minh, nhanh – chuẩn – chuyên nghiệp cho mọi doanh nghiệp.
Bắt đầu miễn phí: https://inbaogia.com/
✨ Dùng thử miễn phí 3 tháng – Không cần thẻ tín dụng
📞 Đăng ký demo – Đội ngũ hỗ trợ tư vấn chi tiết
🚀 Tạo báo giá đầu tiên – Chỉ trong 3-5 phút
